Rääkisime Intuiti peadisaineri ja disainibüroo Iseasi juhi Martin Pärnaga, kuidas on töökorraldus pärast koroonapandeemiat muutunud ja kuidas võiks tänane kontor töötajaid vastu võtta.

Mida inimesed täna kõige enam kontorist ootavad?

Siin on kaks vaadet: üks on see, mis on töötaja ootus, ja teine on organisatsiooni vaade. Mõlemad, nii inimesed kui ettevõtted, on mõistnud, et mingil määral võib tööd teha ka distantsilt, kodust nii lähedal kui kaugel. Ettevõtteti on see kodukord muidugi erinev, kuid kaks päeva kodust töötada tundub täitsa tavaline.

Selline uus töökorraldus on meil kestnud nüüd mõned aastad ja sellega ollakse harjunud. Kuid see esitab ka uued nõudmised kontori organiseerimiseks ja sisustamiseks.

Jagades oma tööelu mitme koha vahel, lähtub töötaja vaatepunktist, et missuguseid tööülesandeid on tal parem teha kodus ja mida kontoris. Ehk “tööle” ei minda lihtsalt sundusest, vaid selleks, et seal on kõige parem koht teatud tööülesannete ja -tegevuste tegemiseks. Mõnel on see võimalus keskenduda. Paljudel aga koht, kus suhelda ja koos tööülesandeid ühiselt lahendada.

Enne oli kontorites kõigil isiklik laud ja mõned koosolekuruumid. Täna peab aga selle mudeli ümber mõtlema, sest kontori funktsiooniks on saanud eelkõige koostöötamine ja sotsialiseerumine.  Samas ei tohiks ka seda muutust vägisi tekitada – igal ettevõttel on oma toimimise mudel ja kokkulepped.

Kui palju on ettevõtted nõus muutusega kaasa tulema?

Ettevõtted, kes oma töötajatest hoolivad ja püüavad pakkuda neile parimat keskkonda, on nõus proovima ja katsetama. See algab ennekõike märkamisest ja mõistmisest, kuidas töötajate käitumistavad, tööharjumused ja töökultuur on muutunud. Ruum ja sisustus saab ja peab neid muutusi toetama. Vastasel juhul toimub kogu see uus käitumine ruumi kiuste ja keskkond vaid takistab. Lühidalt öeldes on suurim muutus erinevate alade omavahelises suhtes – keskendumiseks sobilik isiklike töölaudade ala versus koostööala.

See laudade-toolide ala, mis tihtipeale on igapäevaselt tühjaks jäänud, annab meile võimaluse hakata oma ruumi toimimist ümber mõtlema. Alustada saab lihtsalt mööblitüüpide väljavahetamisega, mis võimaldab luua uusi tegevuskohti, olgu selleks siis eraldumine videokõneks, vestlus kolleegiga või laiemas grupis ajude ragistamine. Oleme mööbliloome kõrval alati valmis pakkuma ka abi kontori täiendamisel.

Ratastel laua, pöörlevate alustega toolide ja kardinaga eraldatav koosolekuala. Foto: Märt Lillesiim

Millised funktsioonid kontoril veel olla võiks?

Intuitis vaatame kontorit läbi erinevate alade: vastuvõtu- ja ooteala, süvenemisalad, koostöötamise alad ja sotsiaalse suhtluse alad. Süvenemisalal saavad töötajad üksi või kahe-kolmekesi eralduda ning selle jaoks loob Intuit spetsiaalset mööblit – varjavatest diivanitest tööpesade ja kõnekappideni. Kõiki töid ei pea tegema laua taga. Inimestele tuleks anda võimalus valida endale iga tegevuse jaoks parim viis. Näiteks on meil eraldi toode Hide mugavaks lugemiseks.

Ka sotsiaalse suhtluse alal on väga tähtis roll mööblil ja ruumi paigutusel. Rivis asetseva mööbli paigutuse asemel pakume lahendusi, mis positsioneerivad inimesi teineteisega suhtlema nii mugavalt istudes kui seisulaua taga kiireks mõtete vahetuseks.

Ooteala on ettevõtte ruumiline fassaad. Aga see ei pea olema napp ja steriilne, vaid võiks olla juba rikkalik sissejuhatus töisesse argipäeva. Eriti haakub see väiksemate ettevõtetega, kus võiks sellest esimesest ruumist luua pigem tervitav lounge– koht, kus iga saabuja tööpäev hakkab, koht, kus toimuvad mitteformaalsed vestlused.

Kuidas on koostöö formaat muutunud ja ei istuta vaid pika laua ümber?

Koostöö on peamine põhjus, miks tööle tullakse. Koostöö mõiste on palju laiem kui tavapärane koosolek. Meil on olnud tava sisustada koosolekuruumid ühelaadse tegevuse jaoks, kus istutakse ümber laua ja keegi esineb ja toimub diskussioon. Koosolekuruumide erisust on reeglina kirjeldatud vaid istekohtade arvu järgi. Kui aga mõistame koostööd laiemalt, siis näeme, et palju neist tegevustest ei sobigi tavapärasesse koosolekuruumi. Peame looma töötubasid, kus kõik osalejad on võrdsed, kus ei ole hierarhiat. Pea igal koosolekul osalevad mõned inimesed ekraani vahendusel distantsilt.

Rohkeid valikuid pakkuv köök-puhkeruum, kus einestada, kohvitada ja kolleegidega vabas vormis arutleda. Vastavalt töötajate eelistustele ja tegevusele. Foto: Sören Kristensen

Peame looma lahendusi, mis toetavad sedalaadi hübriidset tööd, et neid, kes kaugel on, ära ei unustataks ja nad oleksid aktiivse suhtluse osa. On ettevõtteid, kus kõik inimesed teevad päevas kaks-kolm Teamsi kõnet. Teate neid valjuhäälseid seletajaid avatud kontoris? Nendeks kõnedeks tuleb luua erinevaid võimalusi. Väiksed mööbli pesad on lihtsaim viis seda teha.

Kas ettevõtted soovivad kontori uuendamisel pigem täislahendust või muuta mingit kindlat detaili?

Meie jaoks on töökeskkonna lahendamine üks tervik. Iseasis alustame ettevõtte töökultuuri uuringust, kus püüame välja selgitada, millised on nii töötajate kui ettevõtte ootused, vajadused ja harjumused. Selle põhjal asume koostama paremini toimuva kontori mudelit. Juba uuringu käigus saame ruume veidi muuta ja katsetada uutmoodi töötamise praktikaid.

Intuiti mööblivalik pakub kliendile ka üksikute mööbliesemete ostuvõimalust. Oleme jaganud oma tooted eelmainitud nelja põhifunktsiooni vahel ning panustanud detailsetesse tootekirjeldustesse, et kliendil oleks lihtsam teha iseseisvaid valikuid ja leida lahendusi, mis tema jaoks olulisi tegevusi toetavad.

Kuidas see käib?

Võtame näiteks ühe osakonna või üksuse, kellel on töökeskkonnas suuremad probleemid. Siis hakkame seda nii mööbli kui käitumisreeglite alusel parandama. Võib-olla tuleb lisada ruumi ka uut mööblit, aga enamasti saab hakkama ilma suurema ehituseta.

Millised probleemid enamasti välja tuuakse?

Esimeseks mureks peetakse reeglina seda, et töötajad ei saa keskenduda. Suurimaks uueks segajaks ongi siin videokoosolekute pidamine. Probleem tekib ka siis, kui osa inimesi teeb keskendumist nõudvaid asju kodus ja tuleb tööle sotsialiseeruma. See hakkab aga häirima neid, kes töötavad ainult kontoris. Seega peame leidma ruumilahenduse, mis sobiks kõigile.

Kui aga tööpäeva tervikuna vaadata, siis ei olegi vaja ju kogu päev keskenduda. See annab meile võimaluse luua erinevateks tegevusteks erinevad alad. Tuua eraldumise kohad kohe tööalade juurde.

Visuaalse ja akustilise barjääriga tööjaamad töötsoonide äärtes, kuhu avatud kontoris keskendunud individuaaltööks eralduda. Foto: Märt Lillesiim

Ettevõtte vaates on kõige suuremaks probleemiks see, et nad tajuvad, et olemasolev kontor tänast töökäitumist ei toeta. See väljendub tühjalt seisvates töökohtades, mis omakorda võimendavad taju, et meie kontor ei olegi parim koht töö tegemiseks.

Kui oluline on seejuures hea akustika?

Akustika on tänapäeva kontorite üks keskseid teemasid ja otseselt on see seotud veebikõnedega. Inimesed räägivad valjusti ja unustavad teised enda ümber ära. Heli levikut saab piirata näiteks akustiliste paneelidega, aga kuna meie juured on pehmes mööblis, siis loome akustiliselt toimivaid vaheseinasid, mis heli levikut maha võtavad. Intuitil on eraldi mööblisari August, mille disain ja kasutatud materjalid lähtuvad akustilise ja visuaalse barjääri loomise eesmärgist.

Mis suunas võiks kontorid tulevikus arendada? Või on praegune formaat jääv?

Mitte midagi ei ole jääv ega valmis, kõik muutub. Töökoha vajadus jääb ikkagi alles. See on koht, kus organisatsioon või töögrupp kokku tuleb – ilma selleta on väga raske ettevõtte identiteeti hoida ja kasvatada. Aga mudelid muutuvad.

Ettevõtted hakkavad võib-olla küsima, et kas vajame ikkagi kõiki funktsioone enda kontori pinnal ja kui palju saame jagada mingeid funktsioone teiste ettevõtetega. Kõikidele ei ole vaja oma suurt nõupidamiste ruumi, töötuba või suurt ägedat lounge’i köögiga – see võib olla ka korruse paari peale ühine.

Usun, et siin ei hakka muutuma mitte ainult see, kuidas ettevõtted oma töökohast mõtlevad, vaid ka see, kuidas arendajad loovad toimivaid lahendusi hoone või isegi kvartali lõikes, pakkudes üha enam spetsiifilisi ja hästi sisustatud ühiskasutuses olevaid ruume. Alustuseks jõusaale ja sealt edasi teisi sotsiaalseid ja töiseid ruume.